Agiles Arbeiten: Was ist das?

Die Fortschritte der letzten Jahrzehnte gerade in der Technologie sind beachtlich und passieren immer schneller. Innovations- und Produktzyklen werden immer kürzer und Unternehmen müssen sich ständig weiterentwickeln und verbessern, um langfristig bestehen zu können. Agiles Arbeiten ist ein Stichwort, das in diesem Zusammenhang häufig fällt. Agil, das ist eben nicht behäbig, träge, unbeweglich, sondern leichtfüßig, flexibel, dynamisch und nur mit dem absolut notwendigen Maß an Bürokratie.

Top-Down Organisationen in der bisherigen Form haben sich als gut beim Verwalten von bestehendem Geschäft erwiesen, können aber auf schnelle Veränderungen oft nicht angemessen reagieren. Insofern lautet die Frage in der zunehmend dynamischen Arbeitswelt eigentlich gar nicht mehr, ob ein Unternehmen agiler werden muss, sondern wie es agiler werden kann.

Eigenverantwortliche Teamarbeit

Das Konzept des agilen Arbeitens stellt die klassische Arbeitsweise eines Unternehmens vollkommen auf den Kopf – und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Agile Unternehmen verteilen die Verantwortung weg vom Management hin zu den Arbeitsteams. Die Teams übernehmen die Verantwortung für ihr eigenes Handeln. Das Management bekommt eine vollkommen andere Rolle. Aus Kontrolle und Anleitung wird Unterstützung und Ermutigung der Mitarbeiter (Schlagwort: Servant Leadership). Die Pyramide wird umgekehrt, gefragt ist jetzt die von unten gestützte, breite Plattform, auf der die Mitarbeiter erfolgreich arbeiten können.
Klare Ziele und Leitlinien ersetzen eine kleinteilige Planung und ermöglichen so eine schnelle Reaktion bei Veränderungen und unerwarteten Ereignissen.

Die Kontrollfunktion übernimmt beim agilen Arbeiten das Team selbst. Dabei überwacht es nicht nur die Arbeitsfortschritte, es versucht auch ständig sich zu verbessern, gemeinsam Hindernisse auszuräumen und Aufgaben sinnvoll zu verteilen. Das ist dann erfolgreich, wenn alle Teammitglieder die Ziele oder Visionen kennen, auf die sie hinarbeiten. Idealerweise haben sie sogar an der Formulierung dieser Ziele oder Visionen mitgewirkt.

Agile Strukturen vorbereiten

Agiles Arbeiten bedeutet eigenverantwortliches Handeln – niemand kann sich bei einem Misserfolg damit herausreden, er hätte schließlich nur Anweisungen befolgt. Das Team entscheidet gemeinsam, wann etwas wie gemacht wird. Das bedeutet mehr Gestaltungsfreiheit, aber auch mehr Verantwortung für den Einzelnen. Hochqualifizierte und engagierte Mitarbeiter nehmen diese Herausforderung meist gern an. Sie fühlen sich wertgeschätzt und motiviert, möchten etwas bewegen und verändern.

Andere fühlen sich vielleicht durchaus wohl damit, nur Vorgaben bestmöglich zu erfüllen – sie möchten gar nicht mehr Verantwortung übernehmen. Und nicht zuletzt sind auch Führungskräfte – gerade im unteren und mittleren Management – verunsichert, befürchten Kontrollverluste und sehen ihre Rolle im neuen System nicht.

Human Ressources und die Management-Ebene spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung agiler Strukturen und Prozesse und beim Zusammenstellen agiler Teams. Neue Mitarbeiter sollten insbesondere danach ausgesucht werden, dass sie ein hohes Maß an Eigenverantwortung mitbringen und auch einfordern. Die Teambuilding-Prozesse sollten professionell begleitet werden, entweder von der entsprechend geschulten HR-Abteilung oder von kompetenten externen Beratern.

Aus all dem lässt sich ableiten: Agiles Arbeiten kann ein Vorstand nicht einfach beschließen und durchziehen. Bei einem so vollständigen Wandel der Unternehmenskultur kommt es noch mehr als bei anderen Veränderungen entscheidend darauf an, die Mitarbeiter in geeigneter Weise mitzunehmen, sonst kann der berühmte Schuss nach hinten losgehen. Agile Organisationsstrukturen müssen sich langsam entwickeln, ein Unternehmen muss sozusagen in sie hineinwachsen. Das dauert seine Zeit und muss vorbereitet und begleitet werden.

Tipps für die schnelle Umsetzung

Da ist es durchaus von Vorteil, dass agiles Arbeiten nicht gleich in der ganzen Firma eingeführt werden muss. In jedem Unternehmen gibt es aber Einheiten und Prozesse, die sich als Pilot für agiles Arbeiten anbieten. Dazu braucht es nicht einmal viel Vorbereitung; schon drei Schritte führen zu mehr Agilität:

1. Regelmäßige Kommunikation einführen: Das Team tauscht sich jeden Morgen in maximal einer Viertelstunde im Stehen darüber aus, woran jeder an diesem Tag arbeitet. Der Teamleiter sollte darauf hinarbeiten, das reine Reporting schnell auszubauen und zentrale Fragen zu beantworten: „Was brauche ich für meine Arbeit heute?“, „Was kann jeder beitragen, um das Team voranzubringen?“
2. Fortschritte transparent sichtbar machen: Für jedes Teammitglied verständlich wird an der Wand dargestellt, wer an welcher Aufgabe arbeitet, was erledigt ist und was noch ansteht. Beispiel: Alle Aufgaben werden auf Post-Its notiert und in Spalten “To do”, “In Arbeit” und “Erledigt” sortiert. Jede Aufgabe in der “In Arbeit” Spalte ist einem Teammitglied zugeordnet. Hängt ein Zettel länger in dieser Spalte, können die Teamkollegen Unterstützung anbieten.
3. Feedbackschleifen einrichten: In einem Teammeeting alle zwei Wochen tauscht sich das Team darüber aus, was gut lief und was besser gemacht werden könnte. Jedes Mal sollten bis zu drei sehr konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden, die in den folgenden zwei Wochen aufgenommen und umgesetzt werden. Die Abläufe werden so ständig verbessert.

Agiles Arbeiten in Projekten

Projekte eignen sich ebenfalls sehr gut für die Einführung von agilem Arbeiten. Auch hier führen drei Schritte schnell zu mehr Agilität:

1. Teilprojekte einteilen: Das Gesamtprojekt wird in Teilprojekte aufgeteilt, die jedes für sich genommen einen Mehrwert für den Kunden generiert. Wichtig ist, dass die Teilprojekte sich nicht überschneiden, damit sie unabhängig voneinander verfolgt werden können. Jedes Teilprojekt wird auf einem Post-It notiert und in die To do-Spalte an der Wand gehängt; eine Reihenfolge nach Priorität führt zu einer kleinen Road Map. Jedes Teilprojekt muss vor der Bearbeitung in konkrete Aufgaben heruntergebrochen werden.
2. Kurzfristig planen: Geplant wird jeweils nur das nächste und übernächste Teilprojekt, da nur dafür in der Regel die nötigen Details vorliegen. Für spätere Teilprojekte sind die vorliegenden Informationen häufig zu ungenau; die Gefahr von Änderungen und Neuplanungen ist groß.
3. Kundensicht einnehmen: Das Teil- und Gesamtprojektergebnis wird aus Kundensicht formuliert. Alle Teammitglieder verlieren so das Ziel nicht aus dem Blick und können bei auftretenden Problemen selbstständig im Kundensinn reagieren, wobei Kunden extern oder auch intern sein können.

Agile Frameworks aufsetzen

Sind die Pilotprojekte erfolgreich und das Unternehmen möchte den Einsatz von agilem Arbeiten forcieren, können die agilen Management-Frameworks Scrum und Kanban problemlos aufgesetzt werden. In der Vorgehensweise liegen beide nicht weit auseinander, sie unterscheiden sich eher beim Einsatz von Rollen und Artefakten. Scrum kennt davon mehr und gilt daher gemeinhin als stärker reguliert. Kanban dagegen ist transparenter, kann dafür aber schnell etwas chaotisch werden. In der Praxis wird häufig eine Mischform aus beiden eingesetzt. Die Unternehmen betrachten den Implementierungsprozess selbst als agiles Projekt und passen die Vorgehensweise im Verlauf immer mehr an die eigenen Erfordernisse an.

Vorteile eines agilen Unternehmens

Die agile Transformation ist ein Entwicklungsprozess, den ein Unternehmen initiieren und fördern, aber nicht erzwingen kann. Entscheidend sind dabei einmal mehr die Mitarbeiter: Sie müssen diese Unternehmenskultur wollen, Verantwortung übernehmen und sich als Teamplayer verstehen. Das Management seinerseits liefert die nötige Unterstützung, ermutigt und vermittelt Vertrauen. Gelingt das, profitiert das Unternehmen als Ganzes durch:

• effizientes Arbeiten
• eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen
• laufende Produktverbesserungen
• hohe Attraktivität bei qualifizierten und engagierten Mitarbeitern.