Zwei oft unbeachtete Faktoren für ein erfolgreiches Projekt

Zwei oft unbeachtete Faktoren für ein erfolgreiches Projekt. Aus Projektmanagement, von Annette Kunow.

Zwei oft unbeachtete Faktoren für ein erfolgreiches Projekt

Selbstführung und Produktivität sind nur dann zufriedenstellend, wenn Sie es schaffen, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen.

Aber welche Faktoren ermöglichen Ihnen ein erfolgreiches Projekt?

Die vier Phasen eines Projekts

Jedes Projekt kann in vier Phasen eingeteilt werden

• Projektdefinition,
• Projektplanung,
• Projektdurchführung,
• Projektabschluss.

Alle Phasen habe ihre eigenen Anforderungen an den Projektleiter und das Projektteam.

Das Projektteam steht mit Hilfe der Projektorganisation hinter diesem Projekt.

Ich kenne nur Planung und Durchführung!

Als ich 1990 einem anderen Projektleiter mein Buch „Projektmanagement & Coaching“ vorstellte, sagte er mir sofort mit Vehemenz: „Projektdefinition und Projektabschluss kenne ich gar nicht. Ich kenne nur Planung und Durchführung!“

Wie kann das sein?

Tatsächlich kann das zwei Ursachen haben:

In großen Unternehmen gibt es oft eine Abteilung, die sich nur mit den Projektangeboten beschäftigt, also bevor die Projekte zum Auftrag werden und einen Projektleiter bekommen. Dann ist es tatsächlich so, dass dort auch die Definition „mit erledigt“ wird und der Projektleiter das Projekt erst sieht, wenn es in die Planungsphase kommt.

Der andere Grund ist, dass ein Unternehmen nie eine genügend große Anzahl von Projektleitern hat. Häufig ist ein Projektleiter sogar für mehrere Projekte zuständig, besonders in kleinen Unternehmen. Dann bekommt dieser Projektleiter das Projekt, das eng geplant ist, sobald er irgendwie Zeit dafür erübrigen kann.

Das ist auch der Grund, warum so viele Projekte die Phase 4, den Abschluss nicht kennen. Das Produkt wird ausgeliefert, die notwendige, meist lästige Dokumentation wird noch erledigt, und schwupps – ist der Projektleiter im nächsten Projekt.

Ja, das ist die Realität.

Projektdefinition und Projektabschluss sind wichtige Prozesse für ein erfolgreiches Projekt

Aber in beiden Phasen laufen wichtige Prozesse für ein erfolgreiches Projekt  ab. Und auch natürlich für den Erfolg des Unternehmens.

Phase 4, der Projektabschluss ein wichtiger, letzter Schritt

Für die Phase 4, den Abschluss, ist es schnell gesagt:

Das Unternehmen nimmt dem Team und sich selbst das Learning aus dem Projekt und die Bewertung des Projektes.

Durch diese Rückschau auf das Gesamtprojekt werden die gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse noch einmal betrachtet, um sie bei zukünftigen Projekten anzuwenden. Die Rückschau findet im Allgemeinen im Rahmen einer Gruppendiskussion mit den wichtigsten Projektmitarbeitern statt.

Denn häufig ist der Projektleiter schon mit einem anderen, neuen Projekt beschäftigt und muss das alte noch zum Abschluss bringen. Eine Checkliste zum Projektabschluss, in der die verschiedenen Aktivitäten zum Ende eines Projektes vom Projektleiter kontrolliert und abgehakt, bzw. noch zur weiteren Ausführung delegiert werden können, hilft diesen Vorgang zu automatisieren.

Es ist es wichtig, die folgenden Fragen in schriftlicher Form zu beantworten und an die Geschäftsleitung weiterzugeben. Da der Projektleiter aber wiederum auch „Fehler eingestehen“ muss, funktioniert dieser offene Vorgang nur, wenn ein Vertrauensverhältnis zwischen den einzelnen Parteien herrscht.

• Erreichte das Projekt den geplanten Zeitplan?
• Ergeben sich daraus für die zukünftige Zeiteinteilung Änderungen? Welche?
• Konnte der geplante Kostenrahmen eingehalten werden?
• Ergeben sich daraus für die zukünftige Budgeteinteilung Änderungen? Welche?

Bei der Phase 1, der Projektdefinition ist es etwas komplexer.

Die Projektdefinition wird durch das Warum geklärt

In der Projektdefinition wird das Warum des Projekts geklärt. Aus dem Warum wird dann die Projektvision entwickelt, die schließlich dem Projektteam hilft, an diesem Projekt motiviert und selbstverantwortlich zu arbeiten. Menschen lieben es, am Gesamtprodukt teilzuhaben.

Die Planung liefert dann das Wie, den darauffolgenden Ablauf.

Wenn es eine unzureichende Projektdefinition gibt, weiß das Team nicht, wohin die Reise geht. So kann es nicht oder nur unzureichend die Verantwortung für das Gelingen des Projektes übernehmen.

Eine Stolperfalle im Projekt

Es ist eine wichtige Stolperfalle im Projekt, wenn überhaupt keine oder nur eine ungenügende Projektdefinition vorhanden ist.

Die Projektdefinition dient dazu, den Projektsinn und das Projektziel präzise zu hinterfragen. Dazu muss das Projekt umfassend von allen Seiten beleuchtet werden. Je mehr offene Fragen frühzeitig abgeklärt werden können, desto erfolgreicher kann das Projekt durchgeführt werden.

Hier sind Kreativitätsmethoden hilfreich, um auch ungewöhnliche und neue Wege aufinden zu können.

Heute werden Design Thinking Teams gebildet, die vielleicht gar nichts mit der späteren Projektierung und Entwicklung des Projekts zu tun haben, um die Handhabbarkeit oder Funktionalität eines neuen Produkts möglichst von allen Seiten zu betrachten.

Zum Beispiel befragen die Teams eine Person aus der Generation 70+, um herauszufinden, ob das Seniorenhandy überhaupt so funktioniert, wie es sich die Entwickler dachten.

Die Projektdefinition wird im Allgemeinen in 7 Schritten erarbeitet.

• Studieren, diskutieren und analysieren,
• das Projekt vorläufig definieren,
• Notwendigkeiten und Wünsche auflisten,
• ein Endziel setzen,
• Alternativstrategien entwickeln,
• Alternativen bewerten,
• eine Vorgehensweise wählen.

Dieser Vorgang muss möglicherweise mehrmals durchlaufen werden. Das kann auch dann noch passieren, wenn die erste, vorläufige Planung fertig ist.

Die Projektdefinition ist ein Prozess, der sich mehr und mehr entfaltet, je länger er bearbeitet wird.

S.M.A.R.T.e Projektziele

Vor der eigentlichen Planung müssen dann noch konkrete  Projektziele definiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass diese Ziele S.M.A.R.T. sind.

Der Begriff S.M.A.R.T.-Projektmanagement stammt aus dem englischsprachigen Raum und gilt im Projektmanagement als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung /Doran, G. T.; There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, Volume 70, Issue 11(AMA FORUM), pp. 35-36, 1981/.

S.M.A.R.T. ist ein Akronym für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“. Es kann so übersetzt werden.

• S Spezifisch: Ziele müssen eindeutig definiert sein. Nicht vage, sondern so präzise wie möglich.
• M Messbar: Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien).
• A Ausführbar (erreichbar): Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden/sein. Aber sie müssen auch angemessen, attraktiv oder anspruchsvoll sein.
• R Realistisch: Ziele müssen möglich sein.
• T Terminierbar: Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann es erreicht sein muss.

Ein weiterer, sehr wichtiger Faktor für ein erfolgreiches Projekt ist das Projektteam.

Das Projektteam führt das Projekt selbstverantwortlich durch. Neben den Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen ist ein gutes Miteinander für ein erfolgreiches Projekt notwendig. Teambesprechungen und Verhandlungen erfordern vom Projektleiter eine große kommunikative Kompetenz.

Das wird in diesem Blog mit einem weiteren Artikel beleuchtet.

Freuen Sie sich drauf!

Fazit

Projektdefinition und Projektabschluss werden oft stiefmütterlich behandelt. Aber beide Phasen bergen großes Potential für ein erfolgreiches Projekt.

In der Projektdefinition wird das Warum, also die Projektvision geklärt. Diese Vision motiviert das Projektteam und bringt es zum selbstverantwortlichen Handeln.

In der Abschlussphase wird das Gelernte für zukünftige Projekte dokumentiert. Dadurch wird aus Fehlern gelernt und Fortschritte werden dokumentiert.

Read the full article at: www.kisp.de

Wie ist Ihre Erfahrung / Meinung dazu? Ich freue mich auf die Kommentare!