Professionelles PM vermeidet negatives Multitasking

Multitasking & Projektmanagement. In braintool (VISTEM Studie), von Steffen Jung.

Multitasking
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Multitasking & Projektmanagement

Sie betreuen häufig mehrere Projekte gleichzeitig? Willkommen im Club! Denn Sie gehören zu den 98 Prozent der befragten Unternehmen, die in einer Studie der Firma Vistem diese Frage ebenfalls bejahen konnten.
Gemäß dem Titel „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potenziale“ untersuchte die Studie systematisch die negativen Auswirkungen von Multitasking im Projektmanagement. Durchgeführt wurde sie in Kooperation mit Prof. Dr. Ayelt Komus, Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Universität Koblenz. Zu seinen Themenschwerpunkten gehört unter anderem der Bereich „Agiles Projektmanagement“.
Negatives oder „schädliches“ Multitasking ist weit verbreitet. Es behindert den Prozessdurchlauf, führt zu Verzögerungen, verursacht Mehraufwand. Nur rund 10 Prozent der 500 befragten Unternehmen gaben an, Aufgaben ohne Unterbrechungen beenden zu können. 42 Prozent arbeiten an vier bis fünf Projekten gleichzeitig – eine enorme Belastung, die auf Kosten der Leistungsfähigkeit und Gesundheit geht.
 

Fünf Faktoren für „schädliches“ Multitasking

1. Schlechte Vorbereitung

75 Prozent der befragten Unternehmen bestätigten, dass Projekte trotz unzureichender Vorbereitung gestartet werden. Folge: Verzögerungen, Wartezeiten, Nachbearbeitungen, Mehraufwand

2. Unklare Prioritäten

70 Prozent aller Projektleiter haben mit ständig wechselnden Prioritäten zu kämpfen.

3. Mangelnder Support

In ebenfalls fast 70 Prozent aller Fälle führte das Warten auf Managementunterstützung zu Verzögerungen.

4. Fehlender Puffer

Rund 60 Prozent gaben an, dass im Projektplan nur gefühlte, aber keine tatsächlichen Puffer eingebaut wurden.

5. Personalengpässe

In über 80 Prozent aller Unternehmen gibt es eine beträchtliche Anzahl von Spezialisten und Facharbeitern, die nicht vertreten werden können. Bei Krankheitsausfällen oder in Ferienzeiten kann dadurch ein Projekt schnell ins Stocken geraten.

Je besser das PM, desto weniger Multitasking

Aus den Ergebnissen lassen sich nicht nur Tendenzen, sondern vor allem Lösungsvorschläge ableiten.

Die wichtigste Erkenntnis vorab: Je besser das PM, desto weniger Multitasking. Bei Unternehmen mit einem professionellen, klar definierten Projektmanagement betrug der negative Multitasking-Score auf einer Skala von 0 bis 10 nur 5,8 Punkte. Unternehmen mit einem unausgereiften PM hatten dagegen einen Wert von 7,9 zu verzeichnen.

Kapazitäten nutzen, Gewinn erhöhen

Ein weiteres wichtiges Ergebnis der Studie: Firmen mit negativem Multitasking sind weniger erfolgreich, da 20 Prozent der Kapazitäten verpuffen und 25 Prozent des Gewinns verloren gehen.

Wer in ein professionelles Projektmanagement investiert, kann schädliches Multitasking deutlich reduzieren, Projektdurchlaufzeiten verbessern und Gewinne erhöhen. Dies verdeutlicht einmal mehr die hohe Bedeutung eines ausgereiften Projektmanagement-Systems.

Die vollständige Studie sowie einen kostenlosen Schnelltest zur Ermittlung des Multitasking-Risikos Ihres Unternehmens finden Sie unter: www.multitasking-projektmanagement.de

 

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