How to – Tools für Projektmanagement. In lead-digital.de, von Christian Jakubetz.
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Jeder, der sich mit digitalen Inhalten beschäftigt, kennt das Problem: Man weiß bei den vielen Aufgaben gar nicht mehr, wo und wie man sich organisieren soll – vor allem, wenn es um Kommunikation und Projektmanagement geht. Doch es gibt Tools, die dich dabei unterstützen können, die Übersicht zu behalten.
Wer Projekte, Aufgaben oder sogar Teams organisieren muss, stößt mit Email, Excel und Outlook schnell an seine Grenzen. Auf der anderen Seite kann professionelle Software für Projektmanagement ganz schön teuer werden.
Dabei gibt es kostenlose Organisations-Tools – und zwar für alle, die nicht hauptberuflich Projekt-Management machen müssen.
Trello ist perfekt für Einsteiger: Man kann kleinere Projekte damit managen. Das Tool ist überschaubar und vergleichsweise leicht zu handhaben. Die Funktionen sind auf die wichtigsten Dinge des Projektmanagements ausgelegt. Nicht mehr und nicht weniger.
Dass man damit keine Großprojekte organisieren sollte, ist klar und auch nicht Sinn der Sache. Für kleinere Aufgaben lohnt sich ein Blick darauf. Denn: Besser als Mails verschicken oder Notizen anlegen ist Trello allemal.
Preise: Trello ist in der Basisversion kostenlos. Die Business Class kostet bei jährlicher Zahlungsweise 9,99 US-Dollar (8,85 Euro) pro Nutzer und Monat. Mit diesem Zugang lässt sich beispielsweise Trello in andere Apps integrieren und es wird ein höherer Sicherheitsstandard garantiert.
Die Enterprise Version ist für größere Unternehmen gedacht, die höhere Anforderungen an Service und Sicherheit stellen. Dafür bezahlen sie maximal 20,83 US-Dollar (18,45 Euro) pro Nutzer und Monat bei ebenfalls jährlicher Zahlungsweise.
Alternativen: Nicht so bekannt wie Trello, aber trotzdem einen Blick wert: Meistertask und Bitrix24.
Außerdem: Ist Slack ein Projektmanagement-Tool? Jein. Man kann Slack dafür nutzen, die eigentliche Idee dahinter hat aber mehr mit Kommunikation zu tun. Und da inzwischen ohnehin fast jeder Slack kennt, belassen wir es bei der freundlichen Erwähnung. Ähnliches gilt für Basecamp.
Eine andere Art von Organisationstools sind digitale Notizbücher. Sie sind besonders praktisch, wenn man viel recherchieren muss. Statt sich selbst Mails zu schicken, kann man sich die Arbeit mit zwei Browser-Erweiterungen erheblich vereinfachen. Beide sind kostenlos und denkbar einfach zu handhaben.
Evernote: Seit geraumer Zeit gibt es die Browser-Erweiterung von Evernote. Mit ihr lässt sich alles “clippen”, was man im Netz findet: Artikel, ganze Seiten – oder nur kleinere Elemente wie beispielsweise Fotos oder Videos. Kurz gesagt: Mit dem Clipper lässt sich das Netz in Einzelteile zerlegen und in verschiedene Notizbücher einsortieren.
Ebenfalls eine wichtige Funktion: das Tagging, mit dem sich diese Elemente diversen Themen zuordnen lassen.
Die meisten Funktionen sind kostenlos; einige Pro-Funktionen müssen bezahlt werden. Der Durchschnitts-Nutzer kommt mit der Kostenlos-Variante aber gut über die Runden.
OneNote: Auch Microsofts One Note (und der dazugehörige OneNote-Clipper) beherrscht all die Dinge, die Evernote kann. Vor allem kann er einzelne Elemente aus Webseiten speichern und nicht immer gleich eine ganze Seite. One Note ist Bestandteil des kostenpflichtigen Office-Pakets von Microsoft.
Persönliche Anmerkung: Ich habe One Note zwar auf dem Rechner installiert, komme aber aus unerfindlichen Gründen damit nicht so gut klar wie mit Evernote. Das ist aber nur ein höchst subjektiver und durch nichts ernsthaft zu begründender Eindruck. Tatsächlich spricht nichts dagegen, OneNote zu verwenden, wenn man ohnehin schon MS Office nutzt.
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